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Mit dieser Rolle wird der gesetzliche Vertreter einer juristischen Person, einer rechtsfähigen Personengesellschaft, einer sonstigen Personenvereinigung oder natürlichen Person gefasst. Es handelt sich hierbei um Vertreter, deren Vertretungsmacht sich allein aus gesetzlichen Bestimmungen ergibt und nicht durch ein Rechtsgeschäft erteilt wurde. Hierunter fallen bei natürlichen Personen die Eltern oder der Vormund für minderjährige Kinder und der Betreuer für volljährige Personen. Hierunter fallen bei einer juristischen Person, einer rechtsfähigen Personengesellschaft oder einer sonstigen Personenvereinigung die Mitglieder des Vertretungsorgans (Organwalter, Organmitglieder) wie beispielweise: • ein Geschäftsführer einer GmbH gemäß § 35 GmbhG • ein Mitglied des Vorstands einer Aktiengesellschaft gemäß § 78 AktG • ein Mitglied des Vorstands einer Genossenschaft gemäß § 24 GenG oder ein Mitglied des Vorstands eines eingetragenen Vereins gemäß § 26 BGB • ein Liquidator bzw. Abwickler einer Gesellschaft gemäß § 66 GmbHG, § 265 AktG, § 269AktG, § 146 BGB Bei Personengesellschaften müssen ihre gesetzlichen Vertreter aus dem Kreis ihrer Gesellschafter stammen (Prinzip der Selbstorganschaft), wobei aber nicht alle Gesellschafter gesetzliche Vertreter sein müssen. Letzteres ist beispielsweise immer der Fall für den Kommanditisten einer KG, aber auch möglich für eine offene Handelsgesellschaft. Sofern bei einer Personengesellschaft sowohl ihre gesetzlichen Vertreter als auch ihre Gesellschafter (durch die Rolle Abschnitt 3.4.5, „Gesellschafter“) angegeben werden, treten einige davon entsprechend in doppelter Rolle auf. Bei Kapitalgesellschaften und Genossenschaften nach deutschem Recht müssen die gesetzlichen Vertreter natürliche Personen sein. Dies gilt aber nicht allgemein für juristische Personen, beispielsweise nicht den eingetragenen Verein oder bestimmte Kapitalgesellschaften nach ausländischem Recht, und auch nicht für Personengesellschaften, deren gesetzliche Vertreter im Allgemeinen auch juristische Personen (z. B. die Verwaltungs-GmbH in einer GmbH & Co KG) oder andere rechtsfähige Personengesellschaften sein können. Bei gesetzlichen Vertretern, die keine natürlichen Personen sind, werden in Verwaltungsverfahren häufig auch Angaben zu deren gesetzlichen Vertretern (natürliche Personen) benötigt.

Mit dieser Rolle wird der gesetzliche Vertreter einer juristischen Person, einer rechtsfähigen Personengesellschaft, einer sonstigen Personenvereinigung oder natürlichen Person gefasst. Es handelt sich hierbei um Vertreter, deren Vertretungsmacht sich allein aus gesetzlichen Bestimmungen ergibt und nicht durch ein Rechtsgeschäft erteilt wurde. Hierunter fallen bei natürlichen Personen die Eltern oder der Vormund für minderjährige Kinder und der Betreuer für volljährige Personen. Hierunter fallen bei einer juristischen Person, einer rechtsfähigen Personengesellschaft oder einer sonstigen Personenvereinigung die Mitglieder des Vertretungsorgans (Organwalter, Organmitglieder) wie beispielweise: • ein Geschäftsführer einer GmbH gemäß § 35 GmbhG • ein Mitglied des Vorstands einer Aktiengesellschaft gemäß § 78 AktG • ein Mitglied des Vorstands einer Genossenschaft gemäß § 24 GenG oder ein Mitglied des Vorstands eines eingetragenen Vereins gemäß § 26 BGB • ein Liquidator bzw. Abwickler einer Gesellschaft gemäß § 66 GmbHG, § 265 AktG, § 269AktG, § 146 BGB Bei Personengesellschaften müssen ihre gesetzlichen Vertreter aus dem Kreis ihrer Gesellschafter stammen (Prinzip der Selbstorganschaft), wobei aber nicht alle Gesellschafter gesetzliche Vertreter sein müssen. Letzteres ist beispielsweise immer der Fall für den Kommanditisten einer KG, aber auch möglich für eine offene Handelsgesellschaft. Sofern bei einer Personengesellschaft sowohl ihre gesetzlichen Vertreter als auch ihre Gesellschafter (durch die Rolle Abschnitt 3.4.5, „Gesellschafter“) angegeben werden, treten einige davon entsprechend in doppelter Rolle auf. Bei Kapitalgesellschaften und Genossenschaften nach deutschem Recht müssen die gesetzlichen Vertreter natürliche Personen sein. Dies gilt aber nicht allgemein für juristische Personen, beispielsweise nicht den eingetragenen Verein oder bestimmte Kapitalgesellschaften nach ausländischem Recht, und auch nicht für Personengesellschaften, deren gesetzliche Vertreter im Allgemeinen auch juristische Personen (z. B. die Verwaltungs-GmbH in einer GmbH & Co KG) oder andere rechtsfähige Personengesellschaften sein können. Bei gesetzlichen Vertretern, die keine natürlichen Personen sind, werden in Verwaltungsverfahren häufig auch Angaben zu deren gesetzlichen Vertretern (natürliche Personen) benötigt.

Das "Datum" beinhaltet das Sterbedatum, also Tag, Monat und Jahr des Eintritt des Todes.