ELStAM, Arbeitgeber, Fehler bei der Anmeldung von Arbeitnehmern

1. Steuerklasse VI anstelle der eigentlich zutreffenden Steuerklasse

• Mögliche Ursache:  Der Arbeitgeber hat bei der Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank irrtümlich nicht das Kennzeichen 'Haupt-Arbeitgeber' gesetzt.

Lösungsansatz: Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer mit dem ursprünglichen RefDatumAG (= Referenzdatum, ab dem ELStAM geliefert werden sollen) ab- und als 'Hauptarbeitgeber' mit dem ursprünglichen Beschäftigungsbeginn und ursprünglichen RefDatumAG + einen Tag wieder anzumelden.

2. Fehlermeldung nach Anmeldung des Arbeitnehmers 'keine Anmeldeberechtigung'

• Mögliche Ursache: Der Arbeitgeber hat eine falsche Steuernummer verwendet

Lösungsansatz: Der Arbeitgeber sollte die Steuernummer prüfen.

• Mögliche Ursache: Der Arbeitnehmer hat den Abruf gesperrt

Lösungsansatz: Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer befragen, ob er eine Voll- oder Teilsperrung seiner ELStAM beim Finanzamt beantragt hat. Ggf. muss der Arbeitnehmer die Aufhebung der Sperrung beantragen.

• Mögliche Ursache: Das Finanzamt hat den Abruf gesperrt

Lösungsansatz: Bei einer Sperrung der ELStAM wegen fehlerhafter Meldedaten wird vom Finanzamt auf Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ausgestellt, die der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber vorzulegen hat. Liegen diesbezüglich keine weiteren Informationen vor, sollte sich der Arbeitnehmer zur Klärung an sein zuständiges Finanzamt wenden. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, diese Informationen einzuholen.

• Mögliche Ursache: Der Wohnsitz des Arbeitnehmers ist unbekannt

Lösungsansatz: Der Arbeitnehmer sollte sich an sein Meldeamt wenden und seinen aktuellen Wohnsitz mitteilen. Anschließend ist eine Anmeldung zum ELStAM-Verfahren möglich.

3.  Fehlermeldung 'Arbeitnehmer unbekannt'

• Mögliche Ursache: Identifikationsnummer oder Geburtsdatum des Arbeitnehmers sind nicht korrekt oder passen nicht zueinander.

Lösungsansatz: Nach Überprüfen möglicher Zahlendreher sollte sich der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer zum Abruf seiner aktuellen Identifikationsnummer wenden. Im Zweifelsfall hat der Arbeitnehmer zur Überprüfung Kontakt mit dem Bundeszentralamt für Steuern oder seinem Wohnsitz-Finanzamt aufzunehmen. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, diese Informationen einzuholen.

4. Fehlermeldung 'keine Abrufberechtigung'

• Mögliche Ursache: Der Arbeitnehmer hat den Abruf gesperrt  

Lösungsansatz: Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer befragen, ob er eine Voll- oder Teilsperrung seiner ELStAM beim Finanzamt beantragt hat. Ggf. hat der Arbeitnehmer die Aufhebung der Sperrung zu beantragen.

• Mögliche Ursache: Das Finanzamt hat den Abruf gesperrt

Lösungsansatz: Bei einer Sperrung der ELStAM wegen fehlerhafter Meldedaten wird vom Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ausgestellt, die der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber vorzulegen hat. Liegen diesbezüglich keine weiteren Informationen vor, sollte sich der Arbeitnehmer zur Klärung an sein zuständiges Finanzamt wenden. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, diese Informationen einzuholen.

• Mögliche Ursache: Der Arbeitnehmer ist ins Ausland verzogen.

Lösungsansatz: Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer befragen, ggf. muss sich der Arbeitnehmer eine Bescheinigung für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer ausstellen lassen.

• Mögliche Ursache: Der Arbeitnehmer ist verstorben.

Lösungsansatz: Mit der Übermittlung des Sterbedatums durch die Meldebehörde an die ELStAM-Datenbank ist die Abrufberechtigung für jeden Arbeitgeber gesperrt. Der Arbeitgeber eines verstorbenen Arbeitnehmers erhält in der nächsten Änderungsliste den Hinweis, dass keine Abrufberechtigung mehr vorliegt. Ein konkreter Hinweis, dass der Arbeitnehmer verstorben ist, darf aus Datenschutzgründen nicht mitgeteilt werden. Für noch ausstehende Lohnzahlungen sind grundsätzlich die ELStAM des Erben anzuwenden. Abweichend davon kann die Zahlung von laufendem Arbeitslohn für den gesamten Monat, in dem der Arbeitnehmer verstorben ist, nach den ELStAM des Verstorbenen abgerechnet werden.

Für weitere Hinweise zu etwaigen Problemen siehe Links.

Bei technischen Problemen (z.B. bei programmtechnischen Fragen) sollte sich der Arbeitgeber zunächst an seinen Softwareanbieter wenden. Für nicht technisch bedingte Fragen steht das zuständige lohnsteuerliche Betriebsstättenfinanzamt als Ansprechpartner zur Verfügung. Vor einer Kontaktaufnahme mit dem Finanzamt sollte der Arbeitgeber jedoch prüfen, ob er den aufgetretenen Fehler selbst beheben kann.